Anfragen bündeln: ein Eingang, nichts geht verloren.
Telefon, Mail, WhatsApp, Zuruf auf der Baustelle — wenn alles an fünf Orten landet, geht garantiert was unter. Meist die teuerste Anfrage.
Ein Postfach statt fünf Zettel.
Ein Zettel auf dem Armaturenbrett, eine Mail, eine WhatsApp, ein Anruf in der Pause — und am Abend weiß keiner mehr, was offen ist. Ein Eingang löst das.
Warum der eine Eingang alles entscheidet
Anfragen kommen über Telefon, Mail, WhatsApp, das Kontaktformular und den Zuruf auf der Baustelle. Landen sie an fünf Orten, weiß am Abend keiner mehr, was offen ist — und die teuerste Anfrage ist die, die niemand mehr findet. Der Kunde, der das große Bad sanieren wollte, wartet zwei Tage auf Antwort und ruft beim Nächsten an. Nicht, weil du zu schlecht warst, sondern weil seine Anfrage zwischen Armaturenbrett und Posteingang verschwunden ist.
Ein Eingang, in dem alles zusammenläuft, ist die Grundlage für jeden weiteren Schritt in diesem Leitfaden. Ohne ihn beginnt dein Vertrieb mit Löchern — und kein noch so gutes Angebot stopft eine Anfrage, die du nie gesehen hast.
Welcher „eine Ort" passt zu dir?
Es gibt nicht den einen richtigen Ort — es gibt den, den ihr wirklich jeden Tag nutzt. Wähle nach Betriebsgröße, nicht nach Technik-Begeisterung:
Solo / zu zweit
Eine gepflegte Liste reicht: ein Whiteboard in der Werkstatt oder eine Tabelle (Excel/Google Sheets) auf dem Handy. Eine Zeile pro Anfrage. Mehr braucht es zum Start nicht.
Kleines Team (3–8)
WhatsApp Business mit Labels („neu", „Angebot", „Wiedervorlage") oder eine geteilte Tabelle, auf die alle Zugriff haben. Wichtig: einer trägt ein, alle sehen denselben Stand.
Wachsender Betrieb
Ein einfaches CRM lohnt sich, sobald das Volumen die Liste sprengt — wenn ihr mehr Zeit ins Suchen als ins Eintragen steckt. Vorher nicht: ein Tool, das keiner pflegt, ist schlechter als die Zettel.
„Dafür brauche ich erst ein richtiges CRM-System."
Das hört man gern von Software-Verkäufern und Beratern — es klingt nach Fortschritt. In Wahrheit scheitern die meisten genau daran: ein teures Tool, das nach drei Wochen keiner mehr pflegt.
Eine gepflegte Liste schlägt jedes ungenutzte System.
Entscheidend ist die Disziplin — ein Ort, eine Person, jede Anfrage — nicht die Software. Ein CRM lohnt sich erst, wenn die Liste aus allen Nähten platzt. Vorher kostet es nur Geld und Nerven.
Anleitung: So richtest du deinen Eingang in 15 Minuten ein
Wir nehmen eine kostenlose Tabelle (Google Sheets oder Excel) als Beispiel — das Prinzip ist auf Whiteboard und WhatsApp-Labels dasselbe. Mach das jetzt einmal, dann läuft es:
Tabelle anlegen & aufs Handy
Neues Google Sheet öffnen, „Anfragen [Jahr]" nennen. Die Google-Sheets-App aufs Handy laden, damit du unterwegs in derselben Liste eintragen kannst.
Sechs Spalten anlegen
Genau diese, in dieser Reihenfolge: Datum | Name | Kontakt | Anliegen | Status | Wiedervorlage. Mehr nicht — mehr Spalten heißt weniger Pflege.
Status-Werte festlegen
Nur diese fünf benutzen: neu · in Arbeit · Angebot raus · gewonnen · verloren. Tipp: In Sheets als Dropdown (Daten → Datenvalidierung) anlegen, dann tippst du nichts falsch.
Eine Person + feste Zeit
Leg fest, wer einträgt (im Solo-Betrieb: du). Blockiere dir eine feste Zeit am Tag — z. B. 17 Uhr, 5 Minuten — in der du die Liste durchgehst: Was ist neu, wo ist Wiedervorlage heute fällig?
Die nächste Anfrage als erste Zeile
Sobald die nächste Anfrage reinkommt — egal über welchen Kanal — trag sie sofort als erste Zeile ein. Unterwegs reicht Sprachnotiz oder Foto, abends sauber übertragen.
Das war's. Ab jetzt gilt die eine Regel: Jede Anfrage, jeder Kanal, eine Zeile. Eine offene Anfrage ohne Wiedervorlage-Datum gibt es nicht — „mal sehen" heißt vergessen.
So sieht das in der Praxis aus
Drei kurze Beispiele, wie eine Zeile im Eingang konkret aussieht — egal ob Tabelle, Whiteboard oder WhatsApp-Label:
Wichtig am dritten Beispiel: Auch ein „nicht jetzt" verschwindet nicht — es bekommt eine Wiedervorlage. So wird aus einem Zuruf im Vorbeigehen im nächsten Frühjahr ein Auftrag, an den sich sonst niemand erinnert hätte.
Im Werkzeugkoffer öffnen →
Heute noch umsetzbar
Du musst nicht groß starten. Leg jetzt den einen Ort fest — Whiteboard, Tabelle oder WhatsApp-Labels — und trag die nächste eingehende Anfrage als erste Zeile ein. Sag deinem Team in einem Satz Bescheid: „Ab heute läuft jede Anfrage hier rein." Mehr braucht der erste Tag nicht.
Typische Fehler
Zettelwirtschaft auf dem Armaturenbrett — landet abends im Fußraum. Mehrere Postfächer ohne Übersicht — keiner weiß, wo was steht. Kein Status — man sieht nie, was offen ist und was schon erledigt. Niemand verantwortlich — jeder denkt, der andere kümmert sich. Und der größte: das System ist zu kompliziert — ein Tool, das mehr Aufwand macht als die Zettel, wird nicht genutzt. Fang einfach an.
fällt durch.
Häufige Fragen
Brauche ich dafür ein CRM?
Nicht zum Start. Eine gepflegte Liste oder WhatsApp Business mit Labels reicht. Ein CRM lohnt sich erst, wenn ihr mehr Zeit ins Suchen als ins Eintragen steckt.
Wer pflegt das?
Eine Person ist verantwortlich. Geteilte Verantwortung heißt im Alltag oft: keiner. Im Solo-Betrieb: eine feste Zeit am Tag, in der du den Eingang durchgehst.
Was ist mit Anfragen, die gerade nicht passen?
Auch ein „nicht jetzt" kommt in den Eingang — mit Wiedervorlage. So wird aus einem Zuruf im Vorbeigehen später ein Auftrag, statt vergessen zu werden.
Lohnt sich der Aufwand bei wenig Anfragen?
Gerade dann. Wer wenige Anfragen hat, kann sich keine einzige verlorene leisten. Eine Zeile pro Anfrage kostet zehn Sekunden — eine verlorene Anfrage kostet den ganzen Auftrag.
2-Minuten-Qualifizierung
Methode aus echten Salesclub-Projekten (Elektro/Wärmepumpe, SHK, Kälte/Klima, Sicherheitstechnik).